2/2009 ВЕСТНИК
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНЫМИ ПРОЕКТАМИ
Е.Г. Пенкина
В современном строительном бизнесе активно используются информационные технологии и специализированное программное обеспечение. Это системы автоматизированного проектирования (САПР), системы управления проектной документацией и сметное программное обеспечение. Сметные системы дают оценку проекта с точки зрения объемов работ, стоимости, общей потребности в ресурсах по проекту, но не предоставляют таких важных для успешного выполнения проекта сведений, как календарный план работ, график потребности в ресурсах, календарный профиль затрат.
В организациях строительного комплекса существует высокая потребность в программном обеспечении именно по планированию и управлению проектами. Нахождение оптимального по времени способа реализации проекта при максимально эффективном использовании ресурсов являются ключевыми факторами успеха, а при растущей с каждым годом конкуренции - гарантом выживания организации.
Информационная система управления строительными проектами (ИСУСП) представляет собой организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами, в основе которого лежит комплекс специализированного программного обеспечения.
Внедрение системы планирования и управления проектами может существенно повысить эффективность реализации строительных проектов. Основными преимуществами использования информационной системы управления проектами являются:
Возможность регламентирования процедур управление проектами;
Определение и анализ эффективности инвестиций;
Использование математических методов расчета временных, ресурсных, стоимостных параметров проектов;
Централизованное хранение информации по графику работ, ресурсам и стоимостям;
Возможность быстрого анализа влияния изменений в графике, ресурсном обеспечении и финансировании на план проекта;
Обеспечение контроля выполнения работ проектов;
Возможность автоматизированной генерации отчетов и графических диаграмм, разработки документации по проекту;
Использования архива проектов и накопления знаний.
На сегодняшний день существует достаточное количество программного обеспечения, для осуществления управления строительными проектами. Однако далеко не всегда удается выбрать именно то, которое в достаточной мере удовлетворяет потребностям строительного предприятия. Кроме того даже выполнив эту задачу и выбрав правильный комплекс средств, в большинстве случаев предприятию сложно предварительно оценить эффект от внедрения выбранного программного обеспечения.
ВЕСТНИК 2/2009
В настоящее время вопрос организационного обеспечения ИСУСП проработан недостаточно хорошо.
Во-первых, отсутствует соответствующая система критериев, позволяющая осуществлять выбор оптимальной для данной строительной организации системы управления строительными проектами (ИСУСП).
Необходимо понимать, что никакой программный продукт не поможет, если не поставлена система управления проектами в организации. Если не будет разработан стандарт и регламенты. Поэтому первична система, продукт должен удовлетворять требованиям проектируемой системы. И вот здесь может возникнуть проблема - если программное обеспечение (ПО) не обеспечивает получения необходимой информации, то и польза от него резко падает. Потому и выбор системы должен быть осознанный. Нужно определить, какой продукт необходим для системы управления проектами, которая есть в строительной организации.
При этом, алгоритм выбора выглядит следующим образом:
1. Сформулировать требования к пакету, предварительно определив необходимые функции. Это важный этап, поскольку при отсутствии должного внимания могут быть упущены весьма существенные требования к продукту.
2. Составить таблицу сравнения спецификаций функций различных систем. Один из возможных вариантов представлен в табл. 1.
3. Оценить предложения поставщиков программного обеспечения, их сервиса, помощи при внедрении и т.п.
Табл. 1. Сравнения спецификаций функций различных систем
Требования при выборе ПО Функции, реализуемые в системе
Пользовательский интерфейс Настраиваемый интерфейс
Контекстная помощь
Удобство доступа к данным
Графические возможности
Разделение интерфейса по ролям
Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана
Управление данными Удобство доступа и передачи информации
Защита от несанкционированного доступа
Интеграция данных с другими приложениями
Возможности разграничения прав доступа
Наличие функций OLAP
Механизм планирования Использование иерархической структуры ресурсов
Временной анализ по методу критического пути
Анализ стоимости и освоенного объема
Анализ рисков
Использование нескольких исходных планов
Использование шаблонов отчетов
Обеспечение совместной работы Наличие Web-приложений
Архитектура клиент-сервер
Представление доступа к данным удаленным пользователям
Оповещения и напоминания о работах
2/2009 ВЕСТНИК
Программный продукт не является стержнем системы управления проектами, но его возможности и недостатки вполне могут быть серьезным фактором и ограничением при выборе ПО. Не каждая компания может позволить себе заниматься доработкой программного обеспечения под себя. Хотя, безусловно, настройка рабочих мест, в зависимости от выполняемых сотрудником функций, имеет место быть.
Во-вторых, требуются методические и программно-информационные средства поддержки процесса оценки эффективности информационной системы управления проектами из существующего множества.
Оценка эффективности основывается на определении, выборе критериев для рассмотрения и оценки системы по этим качествам. Некоторые различия в наборе критериев, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность проекта, существуют и могут зависеть от характеристики строительных проектов и состава системы, но в целом они едины для всех (рис. 1).
Управление временем проекта
Управление стоимостью проекта
Управление качеством проекта
Управление целями проекта
Основные
Управление интеграцией (завершением) _проекта_
Управление человеческим и ресурсами
Управление поставками и контрактами
Управление информацией и коммуникациями
Управление рисками проекта
Вспомогательные
Рис. 1. Критерии оценки эффективности проекта
Требования при выборе ПОФункции, реализуемые в системеПользовательский ин-терфейсНастраиваемый интерфейсКонтекстная помощьУдобство доступа к даннымГра-фические возможностиРазделение интерфейса по ролямСтандартные мастера, шаблоны и представления экранаУправление даннымиУдобство доступа и передачи информаци-иЗащита от несанкционированного доступаИнтеграция данных с другими приложения-миВозможности разграничения прав доступаНаличие функций ОЬЛРМеханизм плани-рованияИспользование иерархической структуры ресурсовВременной анализ по методу критического путиАнализ стоимости и освоенного объемаАнализ рисковИспользование нескольких исходных плановИспользование шаблонов отчетовОбеспечение совместной работыНаличие Web-приложенийАрхитектура клиент-серверПредставление доступа к данным удаленным пользователямОповещения и напоминания о работах
Количественная оценка эффективности информационной системы может рассчитываться по следующим основным критериям:
Отклонения по времени - сдвиги в расписании проекта, вызванные отставанием или опережением работ;
Отклонения по стоимости проекта - отклонения бюджета проекта, вызванные его перерасходом или недорасходом;
ВЕСТНИК 2/2009
Отклонения по качеству - устранение недостатков, найденных при проверке и оценке качества - оценка эффективности работы команды проекта по устранению недостатков, выявленных в ходе выполнения проекта.
Для каждого определенного критерия проекта вырабатываются весовые показатели (к1, к2, к3 и т.д.), которые соответствуют важности данного критерия.
Главной особенностью процессов строительных организаций является их стандартная структура и стандартные ограничения. Эти стандартные ограничения по времени, стоимости реализации проектов и по качеству результатов могут быть использованы для построения обобщенного показателя, характеризующего эффективность системы через оценку возникающих отклонений (1).
(к1* АТ + к 2* АС + к 3* АО) АЕ = --- (1)
ДЕ - отклонения от применения информационной системы управления
АТ - отклонения по времени
АС - отклонения по стоимости проекта
АО - отклонения по качеству
Значения коэффициентов АЕ соответствуют делениям специальной составленной шкалы, позволяющей классифицировать отклонения от применения той или иной ИСУСП.
Это один из возможных методов количественной оценки эффективности информационных систем. Также можно использовать и качественные. Например, на основе экспертной оценки критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых необходимо для успешной реализации строительного проекта.
Эффективность ИСУП зависит от таких факторов, как:
Со стороны высшего руководства - понимание важности системы, готовность обеспечить необходимую поддержку посредством личного участия или делегирования соответствующих полномочий членам команды;
Четкое планирование работ - понимание путей достижения целей (за счет каких работ будут достигнуты цели проекта, в какие сроки, какие ресурсы для этого потребуются);
Учет требований пользователей - определяет удовлетворенность системой в практической работе;
Наличие необходимых технологических и финансовых средств;
Наличие подготовленного персонала (подготовленность сотрудников к осуществлению проекта конкретного профиля, готовность провести обучение сотрудников или набор соответствующих специалистов, иногда привлечение консультантов).
Таким образом, используя как систему критериев, так и методы оценки эффективности, можно осуществлять выбор оптимальной системы управления строительными проектами.
Рецензент: д.т.н., проф. С.А. Синенко, кафедра САПР в строительстве МГСУ
Развитие информационных систем в организациях всех отраслей и сфер деятельности в последние 30 лет претерпело значительные изменения. От централизованной модели обработки информации на базе мэйнфреймов до технологии клиент/сервер, эффективно объединяющей достоинства своих предшественников. Современный этап экономического развития строительных организаций во всем мире характеризуется расширением и совершенствованием форм и методов их управления с использованием корпоративных информационных систем.
Информационная система – это набор механизмов, методов и алгоритмов, направленных на поддержку жизненного цикла информации и включающих три основных процесса: обработку данных, управление информацией и управление знаниями.
Многие холдинговые компании широко используют современную мощную информационную базу. В России проблема проектирования автоматизированных информационных систем управления стоит особенно остро, поскольку до недавнего времени экономическая теория обслуживала, как правило, государственные органы власти разного уровня, а сама экономика была самозамкнутой, с минимальным участием в международном разделении труда. В связи с этим сложилась устойчивая система информационного обеспечения государственного сектора.
Исследования показали, что в современных условиях эффективность информатизации определяется качеством информационных связей, уровнем общения различных участников процесса коммуникаций, обусловленным проникновением информатизации во все сферы общественной жизни.
В условиях возросшего спроса на информатизационные ресурсы большое значение придается разработке и проектированию корпоративных информационных систем, обслуживающих сферы с высоком уровнем потребления вычислительной техники. Объективной необходимостью этого становится информация, связанная с динамичностью проведения экономических реформ и появлением новых форм хозяйственной деятельности, созданием информационных систем, реагирующих на изменение состояния конъюнктуры рынка и других.
Большинство строительных холдингов при организации маркетинговой деятельности проводят: анализ потребительского спроса, моделирование развития общественных потребностей и возможностей их удовлетворения, автоматизации процессов заключения договоров на поставку продукции и контроля за их исполнением. Многие корпоративные структуры, связанные стабильными договорными отношениями, создают информационные системы, позволяющие заказчику контролировать ход выполнения заказа у подрядчика. Высокоавтоматизированные системы рыночных взаимодействий предъявляют повышенные требования к информационному обеспечению экономических структур. Корпоративные структуры, которые не будут иметь развитых информационных систем в сфере маркетинга, не смогут нормально функционировать на внутреннем и внешнем рынках. Наличие таких систем является необходимым условием рыночной интеграции и эффективной экономической деятельности.
Комплекс технических средств системы управления корпоративной структурой состоит из отдельных видов технических средств и устройств – компонентов технического обеспечения управления проектами, которые в процессе функционирования корпоративной информационной системы взаимодействуют между собой. Выделив основные компоненты, содержащие программные модули определенного класса, можно построить структурную модель информационной системы (Рис. 4.1).
Самым нижним уровнем информационной системы является хранилище, в котором содержится вся интеллектуальная собственность строительной организации (документы, справочники, структурные таблицы, деловые правила и т.д.). Прямой доступ к хранилищу имеет лишь система управления знаниями, которая служит своего рода шлюзом для остальных систем и формирует информационное окружение корпорации. Система управления знаниями объединяет идеи, знания, содержание документов и деловые правила, автоматизируя процессы, базирующиеся на знаниях, как внутри самого строительного холдинга, так и между его структурными подразделениями (дочерними организациями).
Для этого нужен шлюз, позволяющий производить обмен данными с внешними системами. Это необходимое условие, так как современные экономические процессы направлены на объединение строительных организаций в корпоративные структуры, и передача знаний очень важна.
Цель разработки (а в последствии и совершенствования) информационных систем управления, направленная на достижение конечного результата, может быть представлена в виде иерархической структуры, которая включает в себя также создание качественной документации, формирование и ведение баз данных и разработку процедур работы с системой. Проектирование информационных систем должно проводиться на системной основе с целью минимизации как стоимости проектирования, так и времени, затрачиваемого на разработку.
Предпосылками внедрения корпоративной информационной системы в строительном холдинге является:
Отсутствие оперативного доступа и обработки информации, необходимой для оперативного принятия решений;
Отсутствие средств анализа, моделирования и поддержки принятия решений;
Недостаточное использование информационных технологий в управлении процессами и ресурсами;
Внедрение различных, не связанных между собой систем учета и управления по отдельным направлениям деятельности;
Необходимость ведения или периодичность получения финансовой отчетности в соответствии с западными стандартами;
Использование информационных систем, не соответствующих современным требованиям, неудовлетворительный результат внедрения информационных систем и др.
Корпоративные информационные системы последнего поколения, применяемые во многих корпоративных структурах в России и за рубежом, имеют свои особенности и преимущества, а именно:
Полное использование потенциала настольных компьютеров, безбумажный процесс обработки документов;
Модульное построение системы, сквозная информационная поддержка на всех этапах прохождения информации на основе интегрированных баз данных, предусматривающих единую унифицированную форму представления, хранения, поиска, отображения, восстановления и защиты данных, ликвидация внутрифирменных барьеров, удобство и простота работы;
Экономия ресурсов системы за счет централизации хранения и обработки данных на верхних уровнях;
Наличие эффективных средств сетевого и системного администрирования, контролирующих функционирование сети и управление на всех уровнях иерархии, и обеспечивающих необходимую гибкость и динамическое изменение конфигурации системы;
Моделирование бизнес-процессов, возможности коллективного исполнения документов на основе сетевой технологии клиент-сервер, объединенных средствами коммуникации, интерактивный режим решения задач;
Доступ в международные информационные сети.
Создание автоматизированной системы управления в строительном холдинге позволяет:
Ускорить обработку информации за счет максимального приближения средств обработки данных к местам ее возникновения и использования (что очень актуально для разрозненных строительных объектов по территории Крайнего Севера и Сибири);
Обеспечивать работников управленческий сферы и финансово-экономических служб оперативной информацией;
Эффективнее удовлетворить разнообразные и часто меняющиеся информационные потребности управленческого персонала, получать комплексную информацию на основе данных всех подсистем управления хозяйственной и коммерческой деятельностью;
Создать многоуровневый интегрированный банк данных и обеспечить диалоговый режим общения пользователя с системой через автоматизированные рабочие места;
Сократить время поиска информации в системе, а также ее обработки, подготовки и выпуска различной организационно-распорядительной документации;
Снижать расходы на содержание всей вычислительной системы, сократить объем выходных бумажных документов в три-четыре раза;
Увеличивать гибкость и повышать живучесть систем;
Автоматизировать функции контроля исполнения на всех уровнях управления и экономической деятельности;
Автоматизировать ведение локальной информации конечных пользователей и создавать локальные базы данных;
Непосредственно участвовать исполнителям в процессе управления, повышать качество и надежность в принятии решений.
Дать возможность пользователям работать с имеющейся в банке данных информацией как в составе общей сети, так и автономно.
Исследования показывают, что в современных условиях возможны четыре формы организации стратегии функционирования информационных систем в корпорации:
1) централизованное хранение и обработка информации при централизованном управлении экономико-производственными объектами;
2) централизованное хранение и обработка информации при децентрализованных или независимых системах управления;
3) распределенное хранение и обработка информации при централизованном управлении;
4) распределенная обработка и хранение при децентрализованном управлении.
Две последние организационные формы и предопределяют концепцию новой информационной технологии, основу которой составляют распределенная компьютерная техника, «дружественное» программное обеспечение и развитые средства коммуникации.
Анализ программного обеспечения корпоративной информационной системы, представленного на рынке, свидетельствует о том, что его функциональные возможности наряду с использованием Интернета позволяют управлять практически всей производственно-хозяйственной, и социально-экономической, в том числе и финансовой деятельностью строительного холдинга.
Внедрение корпоративной информационной системы в строительном холдинге – комплексный процесс, в котором задействуются руководство компании, сотрудники отдела автоматизации компании, поставщик программного обеспечения, специалисты по внедрению системы, системные интеграторы.
В настоящее время существует три подхода к решению задачи комплексной автоматизации деятельности строительного холдинга и его структурных подразделений (дочерних организаций):
1) поэтапная разработка корпоративной системы собственными силами (включая использование готовых или заказных программных продуктов сторонних фирм и организаций, позволяющих автоматизировать отдельные рабочие места или производственные процессы). Преимущество подхода заключается в том, что в создаваемой собственными силами системе в наибольшей степени можно учесть потребности и специфику работы конкретной строительной организации. Однако этот путь решения проблемы автоматизации может быть слишком растянут во времени и часто превращается в постоянный процесс.
2) внедрение готовой информационной системы корпоративного уровня. Часть строительных холдингов отдают предпочтение готовым программным системам, успех от внедрения которых в значительной степени зависит от готовности (и возможности) холдинга работать по «правилам», диктуемым приобретаемой информационной системой.
3) создание корпоративных информационных систем, основанных на «сборке» систем из программных «компонент» различных фирм-производителей. Компонентная технология создания корпоративных информационных систем выглядит наиболее привлекательной и перспективной, так как она объединяет гибкость в выборе необходимых компонент информационной системы, свойственную разработке системы собственными силами, с надежностью кода и функциональной полнотой, проверенными многократным использованием, характерным для коммерческих программных продуктов, а также позволяет оперативно вносить изменения в существующую информационную систему, не нарушая ее работоспособности.
При совершенствовании систем управления строительным холдингом и его структурными подразделениями (дочерними организациями) и информационных систем их поддержки выделяются два основных подхода: структурный и процессный.
Структурный подход основан на использовании организационной структуры компании, когда совершенствование системы идет по структурным подразделениям. Технологии деятельности при этом описываются через технологии работы структурных подразделений, а взаимодействие структурных подразделений – через модель верхнего уровня. Если строительная компания представляет собой сложную структуру типа холдинг, то необходимо иметь модель взаимодействия всех входящих в него элементов, в которой будут отражены не только технологические, но и финансовые, и юридические моменты.
Процессный подход ориентирован на бизнес-процессы, которые, в отличие от организационной структуры, меняются реже. Как правило, основных бизнес-процессов обычно не более десяти.
Для успешного создания и внедрения корпоративной информационной системы в строительном холдинге необходимо обеспечить реализацию пяти ее основных взаимосвязанных составляющих:
1) технологии, определяющие бизнес-процессы в информационной системе и формализующие их с учетом всех взаимосвязей в строительной компании;
2) программное обеспечение, реализующее необходимую функциональность информационной системы;
3) аппаратура, обеспечивающая функционирование информационной системы;
4) информация;
5) персонал, обеспечивающий эксплуатацию информационной системы.
6) Информационная безопасность и защита информационных ресурсов
Интегрированная информационная система строительного холдинга представляет собой разветвленную сеть, объединяющую локальные и удаленные рабочие места пользователей.
В мире разработано четыре базовых стандарта, заложенных в основу разработки корпоративных информационных систем, каждый из которых дополняет предыдущий стандарт более совершенными методами управления.
1.MRP (Material Requirement Planning) является исходным стандартом. Эти системы могут быстро подсчитать возможность выполнения нового заказа к нужному сроку при текущей загрузке производства. При условиях невозможности выполнения данного заказа к конкретному сроку, система способна ответить на вопрос, во что обойдется заказчику выполнение нового заказа, если он все же на сроке настаивает. Во главе системы класса MRP стоит блок MPS (Master Production Scheduling) составления основного плана производства. На основании данных о состоянии спроса вырабатываются планы выпуска конечной продукции. Следующий блок системы, позволяет описывать состав изделия – BOM (Bill-of-Material, или сертификация изделия). Помимо состава сюда можно вводить любую справочную информацию: свойства материала, изготовитель, поставщик, сроки поставки, или изготовления, объем заказа и т.д. Замыкающим является блок контроля состояния запасов.
2. MRP II (Manufacturing Resource Planning) – основная сутьсводится к тому, что прогнозирование, планирование и контроль производства осуществляются по всему циклу, начиная от закупки сырья и заканчивая сдачей (продажей) строительного объекта потребителю.
В системе класса MRP II выделяются три базовых блока:
Формирование основного плана на основе заказов клиентов и прогноза спроса;
Планирование потребностей, то есть формирование плана-графика завершения строительства объектов и плана-графика закупки материалов и комплектующих;
Оперативное управление.
Системы класса MRP II обеспечивают решение задач планирования деятельности предприятия в натуральных единицах, финансовое планирование в денежном выражении.
3. Следующим этапом в развитии информационных систем стало появление с конца 1980-х гг. систем класса ERP (Enterprise Resource Planning) – систем планирования ресурсов организации. Эти системы охватывают всю финансово-хозяйственную и производственную деятельность фирмы. К ним предъявляются такие требования, как: централизация данных в единой базе, режим работы, близкий к реальному времени, сохранение обшей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально распределенных структур, работа в широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД. При правильном внедрении и эксплуатации таких систем эффективность бизнес-процессов организации повышается, что дает конкурентное преимущество для дальнейшего развития.
Концепция ERP более совершенна, чем MRP II, и является фактическим стандартом для современных информационных систем управления предприятием в мире. Современная информационная система на основе концепции ERP, включает:
Управление цепочкой поставок (Supply Chain Management – SCM);
Усовершенствованное планирование и составление расписаний (Advanced Planning and Scheduling – APS);
Модуль автоматизации продаж (Sales Force Automation – SFA);
Автономный модуль, отвечающий за конфигурирование (Stand Alone Configuration Engine – SCE);
Окончательное планирование ресурсов (Finite Resource Planning – FRP);
Интеллект бизнеса, OLAP-технологии (Business Intelligence – BI);
Модуль электронной коммерции (Electronic Commerce – EC);
Управление данными об изделии (Product Data Management – PDM);
Собственно главная задача ERP-системы – добиться оптимизации (по времени и ресурсам) всех перечисленных процессов.
4. В настоящий момент информационными системами, определяющими эффективную ориентацию на рынок, являются системы CRM (customer relationship management – управление с клиентами). Данные системы направлены на создание обширной базы «верных» клиентов, которая как раз и становится для строительного холдинга долгосрочным конкурентным преимуществом.
При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации корпоративной информационной системы в строительном холдинге каждый исполнитель выполняет строго определенные для него действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. Распространенной корпоративной информационной системой в обследованных строительных организациях (и не только) является комплексная система «Галактика».
В результате работы всех пользователей системы происходит наполнение базы данных строительного холдинга оперативной информацией о ходе выполнения работ на конкретных объектах. Обработка оперативной информации позволяет, с одной стороны, проанализировать взаимоотношения с контрагентом на основе сведений о движении материальных ценностей, услуг, работ и финансовых средств, а с другой стороны, оценить эффективность деятельности строительного холдинга по различным направлениям хозяйственной деятельности.
Управленческий персонал холдинг-компании и ее структурных подразделений (дочерних организаций), используя для управления производственно-хозяйственными процессами комплексную информационную систему «Галактика», получает возможность:
Оперативного доступа к достоверной информации о текущей деятельности холдинга;
Оперативного управления финансами;
Контроля за ходом выполнения договорных отношений;
Контроля взаимных обязательств;
Контроля и управления материальными, трудовыми и техническими ресурсами;
Формирования и контроля бизнес-плана;
Планирования и учета выполнения внутреннего бюджета.
Каждый проект в области информационных технологий должен рассматриваться руководством строительного холдинга как стратегические инвестиции средств, которые окупятся за счет улучшения управленческих процессов, повышения эффективности производства, сокращения производственных затрат.
Для описания каких-либо планируемых действий над объектами планирования используются планы и заявки. Объектами планирования выступают самые разные объекты системы управления строительной организацией: материальные ценности, строительно-монтажные работы и услуги, основные средства, строительные объекты, профессии, единицы штатного расписания, сотрудники, партнеры, дочерние организации, кассы, расчетные счета, маршруты перевозок, другие планы и заявки.
Планы и заявки могут содержать по каждому объекту планирования различные численные характеристики, например: количество, сумма, цена, стоимость, мощность и др. в разрезе различных аналитик. План, в отличии заявки, помимо аналитик имеет еще один обязательный разрез – период планирования.
Понятия «аналитики» и «период планирования» аналогичны модулю «управление финансами». Заявка, в отличие от плана, характеризуется датой приема и датой исполнения. Для объектов планирования, совокупность характеристик и аналитик определяют тип плана (заявки). Различные действия над планами и заявками производятся при помощи алгоритмов. Алгоритмы позволяют заполнять планы и заявки автоматически и при этом учитывать различные количественные характеристики, содержащиеся в системе, например остатки и обороты по активам различного вида, цены прайс-листов, а также другие планы и заявки. Для каждого типа планов (заявок) настраивается интерфейс.
Для учета выполнения планов и заявок служат движения выполнения (ДВ). Каждое движение выполнения обязательно относится к характеристике и значению аналитик, соответствующих типу плана (заявки). Для просмотра и редактирования движений служит журнал движения выполнения. Механизм типовых операций выполнения обеспечивает возможность автоматического формирования движения выполнения из документов Системы.
Система отчетов по планам и заявкам обеспечивает получение выполнения по различным характеристикам, аналитикам и периодам планирования различных планов и заявок в натуральном выражении и в процентах от плановых характеристик. Кроме того, по каждому выполнению можно получить карточку движения выполнения с информацией о связанных с движением документах, то есть узнать, какие события обеспечили выполнение плана.
Предлагаемая в исследовании единая система корпоративного планирования в строительном холдинге предполагает использование компьютерной программы «Галактика», которая работает со многими объектами и предусматривает возможность поэтапного автоматического разложения сметы с использованием информации о нормах вхождения простых работ в более сложные. Для этого используются наборы услуг или механизм вхождения одних планов в другие в качестве объектов планирования и соответствующие системные алгоритмы. При разложении сметы должна использоваться информация о действующих ценах на материально-технические ресурсы, содержащаяся в системе в виде прайс-листов, в расценках работы машин и механизмов, технологического автотранспорта, расценках на выполнение работы рабочими различных профессий (зарплата и кадры).
План строительно-монтажных работ формируется как результат декомпозиции объединения строительных заказов по периодам планирования в соответствии с планом финансирования строительства.
Далее из плана строительно-монтажных работ формируются следующие объекты типа «План» (в разрезе строительных объектов), строительные работы, периоды планирования, в суммовом и количественном выражении, с использованием действующих цен (расценок)), а именно:
Потребность в стройматериалах;
Потребность в средствах механизации и технологическом автотранспорте;
Потребность в трудовых ресурсах.
Следующий этап планирования предусматривает формирование объектов: «потребность в строительном инструменте», «потребность в материалах для временных сооружений (коммуникаций)», которые выбираются с учетом плана производства строительных работ и действующих цен.
Из потребности в стройматериалах собственного производства с учетом запасов (текущих и нормативных на конец периода), с учетом плановой себестоимости формируется «производственный план», а из него, с учетом запасов и действующих цен «потребность в сырье для производства».
На основании потребности в средствах механизации и потребности в трудовых ресурсах и соответствующих расценок создаются, соответственно, «план использования средств механизации» и «план по труду».
С учетом производственного плана и плана использования средств механизации и технологического автотранспорта, с использованием соответствующих нормативов и действующих цен (расценок), создаются «потребность в эксплуатационных материалах», «план планово-предупредительных ремонтов (ППР)», «потребность в запчастях».
«План закупок» формируется на основании «потребности в покупных стройматериалах», «потребности в сырье для производства», «потребности в строительном инструменте», «потребности в материалах для временных сооружений», «потребности в эксплуатационных материалах», «потребности в запчастях». При этом также учитываются запасы материальных ценностей и существующие цены.
Общий принцип планирования.
ПП = РП+ЗКН-ЗНО (4.1)
ПП – приход плановый за период;
РП – расход плановый за период;
ЗКН – запас на конец периода нормативный;
ЗНО – запас на начало периода ожидаемый.
Успех планирования заключается в достоверности определения ожидаемых запасов на начало периода, при этом следует учитывать:
запасы материальных ценностей, которые будут израсходованы до начала периода планирования;
запасы материальных ценностей, которые будут недоступны для использования в рассматриваемый плановый период.
Использование механизма партий для целевого учета материальных ценностей, может быть даже с добавлением еще одного разреза хранения, аналогичного партии, связанного с Корпоративным планированием в строительном холдинге. Это позволяет вести независимый целевой учет материалов.
Помимо описанных выше объектов в «Системе управления строительной организацией» предполагается создавать разовые и недельно-суточные заявки. Эти заявки должны иметь типы, сходные с описанными выше потребностями. При помощи разовых заявок предполагается вести учет потребностей, не учтенных при формировании планов. Недельно-суточные заявки предполагается использовать для оперативного планирования обеспечения ресурсами. По структуре разовые и недельно-суточные заявки могут не различаться.
Таким образом, корпоративное планирование в строительном холдинге должно обеспечивать выходную информацию в виде следующих объектов:
план строительно-монтажных работ;
План производства строительных работ;
План использования услуг субподрядчиков;
Производственный план (для вспомогательного производства стройматериалов);
План использования средств механизации и технологического автотранспорта;
План ремонтов строительной техники и автотранспорта;
План закупок;
Разовые и недельно-суточные заявки.
В настоящей разработке предусмотрен механизм формирования на основе планов (заявок), унификаций договоров и пунктов календарного плана, в том числе пакетное планирование пунктов календарного плана со спецификациями. При этом предусматривается возможность учитывать уже существующие договора и пункты календарного плана, созданные по данным объекта и периодам плана. В процессе разработки предусмотрен и механизм формирования на основе планов (заявок) тарификаций различных договорных отделов: на закупку, на продажу, на отпуск в производство и другие; также и на вновь заработанные в соответствии с настоящим документом: на внутреннее перемещение, на пополнение строительных работ. При этом предусмотрена возможность считывать документы, уже сформированные по данным объектам и периодам плана.
Если в холдинге удалось реализовать доработку, обусловленную потребностями управленческого учета, тогда предлагается ввести модуль «управление капитальным строительством», который обеспечивает работу с объектами «строительный заказ», «строительная работа», «договорной отдел на выполнение строительных работ».
«Строительный заказ» представляет собой определенный тип заявки, объектами планирования которой являются «строительные работы». В определенной степени детализации объекта «строительный заказ» представляет собой строительную смету. Каждая «строительная работа» характеризуется количеством, единицей измерения, ценой, (стоимостью за единицу измерения), стоимостью и аналитиками: материально-технические ресурсы, использование машин и механизмов, зарплата и др. Полная совокупность аналитик строительного заказа определяется в процессе отладки «системы». Между «строительным заказом» и строительными объектами в большинстве случаев имеется однозначное соответствие.
В настоящей работе под термином «строительная работа» понимается специфический «строительный» объект системы. Каждая «строительная работа» уникальна в рамках полной совокупности «строительных заказов». Перечень «строительных работ» имеет явную иерархическую структуру, кроме того, каждая «строительная работа» должна однозначно относиться к «строительному заказу».
Договорной отдел строительных работ аналогичен договорному отделу на закупку (продажу) за исключением некоторых особенностей. Договорной отдел строительных работ имеет однозначное отношение к строительному заказу. Для каждой строительной работы указывается количество, единица измерения и цена, которые соответствуют аналогичным позициям в строительном заказе, стоимость рассчитывается из цены и количества.
Результаты нашей исследовательской и практической работы свидетельствуют о необходимости создать средство синхронизации каталога «материальные ценности» и «прайс-лист», позволяющее добавлять позиции в некоторые определенные прайс-листы при пополнении каталога материальных ценностей, и удалять позиции из этих прайс-листов при удалении соответствующих материальных ценностей из каталога. Также необходимо предусмотреть работу с датой изменения цены в прайс-листе (просмотр, фильтр по дате, автоматическое изменение даты при изменении цены); обеспечить доступ к операциям с прайс-листами, аналогично модулю «управление сбытом». На всех модулях Корпоративного планирования строительного холдинга при формировании планов и заявок необходимо предусмотреть системные алгоритмы использования прайс-листов.
Для обновления прайс-листа с плановыми ценами на продукцию собственного производства предусмотрена процедура пересчета с использованием действующих трансфертных цен на сырье и материалы.
В ряду новых объектов предлагаемой нами системы управления «материальные ценности в пути» – документ «Отправка» – объект, связывающий приходные и расходные документы к одной отправке (вагону, контейнеру, судну) и хранящий необходимую информацию об этой отправке (вагоне, контейнере, судне) (тип, номер, имя, марка, рейс, перевозчик, пункт отправления, пункт назначения и многое другое, хоть условия страхования).
Особенности перемещения материальных ценностей между подразделениями (дочерними организациями) таковы:
Возможность использования накладной на внутреннее перемещение для ввода информации по перемещению материальных ценностей между подразделениями (дочерними организациями);
Влияние на расчеты с контрагентами накладной на внутреннее перемещение при перемещении между подразделениями (дочерними организациями);
Автоматический пересчет цен в накладных на внутреннее перемещение и в соответствующих им приходных ордерах, обновление расчетов с контрагентами при пересчете цен в расходных ордерах.
Для обеспечения возможности раздельного бухгалтерского, налогового учета при наличии единого управленческого учета в строительном холдинге нами предложено ввести следующие доработки:
Ввести признак структурного подразделения холдинга (дочерней организации), который автоматически будет проставляться в головном плане счетов при формировании бухгалтерских проводок как в бухгалтерском учете, так и в налоговом. Этот признак присваивается каждому структурному подразделению (дочерней организации);
Выборка аналитики и оборотов в бухгалтерском контуре также должна иметь возможность просмотра информации по подразделениям;
В модулях заработной платы и кадров также введены признаки подразделения;
В модуле заработной платы должна быть возможность формирования проводок для разных планов счетов;
Ввести признак возможности выдачи заработной платы – через кассу, через банк, через пластиковые карты;
Отнесение начисленной заработной платы и начислений по единому социальному налогу на данные выплаты должно относиться на одни затратные счета и на один признак подразделения;
При формировании главной книги и оборотной ведомости также необходимо ввести признак подразделения.
В основе изложенных нами концептуальных положений по разработке системы управления в строительном холдинге лежит автоматизированная система «Галактика». Система «Галактика» отработана и практически внедрена в строительном холдинге «Югорскремстройгаз».
Заренков, В. А. Проблемы развития строительных компаний в условиях российской экономики / В. А. Заренков - СПб. Стройиздат, 1999,-288с.
Асаул, А. Н. Организация предпринимательской деятельности: А. Н. Асаул, М. П. Войнаренко, П. Ю. Ерофеев. -СПб.: Изд-во Гуманистика, 2004. 448с.
Экономика предприятия Основные экономические концепции функционирования предприятий. - СПб. : СПб ГИЭА. -2000. -1 ч.
| Предыдущая |
Бурное развитие строительной индустрии и высокие нормы доходности позволяли не обращать внимания на потери в различных стадиях проекта, так как рынок при его росте прощал все ошибки в сфере управления и финансирования.
Но сегодня времена легких денег и высокодоходных проектов прошли, и собственники все пристальнее смотрят на процессы проектного управления. В связи с этим под особое внимание попадают системы управления проектами и управленческого учета. Кроме того, из мелких компаний, ведущих один-два проекта, многие выросли в лидеров отрасли и справляться с возросшим потоком информации и тем более контролировать ход и качество реализации проектов оказались не в состоянии. Мы опускаем такие вопросы, как изношенность основных фондов, серьезный уровень непрофессионализма на рынке на всех стадиях управления, юридические и внутрикорпоративные сложности (хотя понятно, что всё это в итоге является основным препятствием во внедрении систем управления).
Система управления — это прежде всего хорошо настроенный инструмент для бизнеса. Но важна не только «скрипка Страдивари», крайне необходим и мастер, который возьмёт инструмент и сыграет на нем. Таким образом, мы поговорим об искусстве - искусстве создания систем управления бизнесом и искусстве их применения в строительной индустрии, хотя данные правила относятся к любой отрасли после их соответствующей корректировки. Ведь трудно придумать что-то новое в проектном управлении или российском бухгалтерском учете, в бюджетировании и управленческом учете. Различия - в деталях, которые и формируют специфику каждой отрасли и каждого предприятия. Рассмотрев роль информационных систем на разных этапах строительного процесса, перейдем к конкретному опыту девелоперской компании «Система-Галс», представляющей бизнес-направление «Строительство и недвижимость» АФК «Система».
Структура организационного построения строительного процесса позволяет всех участников этого рынка разделить на несколько крупных классов согласно их специализации. Причем крупные строительные концерны, как правило, охватывают сразу несколько видов деятельности. Нас подобное деление будет в первую очередь интересовать с точки зрения потребностей в информационных системах различных организационных единиц, участвующих в строительном процессе. В этой статье мы остановимся на следующем наборе классов: инвестор/управляющая компания, заказчик, подрядчик, эксплуатирующая компания, проектировщик. Теоретически в отдельный класс можно выделить риэлторов, но для стоящей перед нами цели - рассказать об информационных системах в строительстве и их взаимодействии - в этом нет необходимости.
Инвестор/управляющая компания
Специфика деятельности инвестора/управляющей компании заключается в развитии проекта как бизнес-идеи. Основным показателем, который отслеживают такие структуры, является эффективность проекта как бизнеса. Поэтому инвестору прежде всего необходимы системы, позволяющие эффективно вкладывать деньги, контролировать и возвращать свои инвестиции. Это относится к процессам бюджетирования и управленческого учета на верхнем уровне, казначейским операциям, договорной работе, финансовому моделированию как компании в целом, так и отдельных ее проектов. Управление проектом для инвестора/управляющей компании интересно в смысле портфельного управления или управления ключевыми событиями проекта при условии, что заказчики/подрядчики работают с инвестором в поле одной идеологии, иначе возникают сложности в интерпретации первичных данных из-за разницы в их детализации и агрегации.
Заказчик
Заказчик по сути своей деятельности управляет движением проекта на основной производственной стадии - предпроект, проект, строительно-монтажные работы. Именно от заказчика зависит коммерческий образ проекта, его технико-экономические показатели и движение. В силу этого особое внимание уделяется управлению проектами, детальному отслеживанию их технико-экономических показателей, сроков и бюджетов, что накладывает соответствующие требования на детализацию данных в системах. При тех же основных бизнес-процессах, требующих автоматизации, глубина детализации может и должна на порядки превосходить детализацию инвестора. И совершенно естественно, что система отчетности заказчика является более сложной и более многоуровневой, чем отчетность инвестора.
Подрядчик
Основные процессы подрядчика - это реализация делегированного объема работ в сроки и бюджеты, установленные заказчиком. По сути он работает по установленному заказчиком лимиту стоимости. Таким образом проектное управление выходит на первое место, бюджетирование и управленческий учет ведутся строго в рамках учета проектного. Графики мероприятий, бюджеты проектов и фактическое их исполнение, оперативное планирование и казначейские операции - всё это может проводиться в рамках системы управления проектами. Заказчику передается отчетность в установленном виде с требуемым уровнем детализации.
Эксплуатирующая компания
В рамках своей деятельности эксплуатирующая компания прежде всего нуждается в хорошо поставленном управленческом учете. Какие-либо дополнительные бизнес-процессы отсутствуют (из рассмотрения исключена промышленная автоматизация, так как она считается частью подсистемы бухгалтерского и управленческого учета, например, в области учета расходования газа, воды, света и т. п.).
Проектировщик
Бизнес проектировщика основан на предоставлении услуг по проектированию и разработке документации и кроме документооборота специализированных систем, таких как AutoCad или ArchiCad, и бухгалтерской программы других систем не требует. Более того, данный элемент процесса весьма специфичен и обособлен от остальных и может работать в рамках единой системы только в области документооборота.
Модель взаимодействия предприятий представлена на рис. 1. Нормативные и бюджетные, базовые технико-экономические показатели спускаются от инвестора/управляющей компании к заказчику, который после уточнения и утверждения спускает их в виде задания подрядчикам. В обратном порядке как элемент системы контроллинга от подрядчика до инвестора поднимается система отчетности с полной расшифровкой понесенных затрат и причин отклонения от первоначальных показателей. В зависимости от того, аффилирован подрядчик заказчику либо инвестору или нет, различается и модель информационного взаимодействия: это может быть работа в единой системе с глубокой детализацией информации, а может быть случай, когда генподрядные организации только подают сведения о закрытии работ в согласованном формате на регулярной основе.
Стоит отметить, что в силу большого количества проектов и разной их географии необходима единая служба заказчика для координации территориальных заказчиков на местах. Это позволит установить централизованный контроль за портфелем проектов управляющей компании или инвестора. Основная функция данного подразделения - координационно-аналитическая. В задачи, которое оно решает, входит распределение проектов между территориальными заказчиками, формирование производственной программы и контроль её исполнения, помощь в решении проблемных ситуаций. Соответственно и на информационную систему возлагается определенный круг задач по связи портфельного управления проектами с управлением реализацией конкретного проекта. Но необходимо не только реализовать механизм сбора информации, самое сложное и важное - запустить управленческий процесс. В данном случае нужно добиться, чтобы все территориальные службы заказчиков вели проектный учет в соответствии с утвержденными форматами и регламентами. Более того, формат и регламент представления ежемесячной отчетности должен строго исполняться, так как он содержит основные контролируемые параметры проекта: выполнение, финансирование, условия договоров. Но эти параметры особо актуальны на стадии строительно-монтажных работ, на этапах же предпроектных проработок и исполнения проекта необходимо еще и отслеживать главные ключевые события на уровне единой службы заказчика, а также ключевые события на уровне территориальной службы, необходимые для реализации главных.
Основной механизм контроля за процессом - отчетность, которая имеет разные уровни детализации в зависимости от специфики предприятия. Взаимоотношения заказчика и подрядчика строятся на базе ежемесячной отчетности по выполнению и оплате, а также на основании контроля за ключевыми событиями и документацией.
ОАО «Система-Галс» в своей работе покрывает практически все этапы строительного процесса. В этой части мы расскажем, какие информационные системы обеспечивают деятельность компании и как они взаимодействуют между собой. Изначально в «Системе-Галс» планировалось внедрить Oracle E-Business Suite как единое решение по бизнес-направлению «Строительство и недвижимость». Но проанализировав всю специфику деятельности компании, рассмотрев внедренные в России и в мире системы управления для строительного комплекса и оценив бюджеты и поставленные сроки, мы решили двигаться в трех направлениях: единая система документооборота, единая система проектного управления и единая система финансового управления. Все три системы формируют информационное решение с общими ключевыми справочниками, потоком информации и пользователями.
Внедрение началось с системы документооборота. Нас интересовали следующие блоки: контроль поручений, канцелярия, архив документов, бизнес-процессы. После подробного анализа представленных на рынке продуктов и проведенного тендера была выбрана система Directum.
В результате уже через два месяца заработала канцелярия, через три - контроль поручений и некоторые бизнес-процессы, а архив документов можно было создавать практически сразу. Таким образом, менее чем за полгода в системе уже работало свыше ста пользователей и более тридцати компаний.
Основная проблема, с которой пришлось столкнуться, была связана с человеческим фактором: во-первых, привычки и нежелание их менять, а во-вторых, боязнь находиться под постоянным контролем. Именно эти две причины до сих пор тормозят эксплуатацию системы документооборота.
Другие две системы четко делятся на два блока - проектный и финансовый учет. Проектный учет касается основной деятельности компании - девелопмента. ОАО «Система-Галс» реализует большое количество проектов, управляет ими, и это должно иметь прозрачную, понятную и современную основу. В качестве такой основы была выбрана система, по сути являющаяся промышленным стандартом в мировой практике управления проектами по календарному планированию, - Primavera, расширенная модулем PMControlling по учету договоров, созданию первичной документации и бюджетированию, что позволило автоматизировать управление проектами. Изначально планировалось провести опытную эксплуатацию на четырех пилотных проектах с последующей передачей в промышленную эксплуатацию. Но после настройки системы под бизнес-процессы компании было решено запускать её не по пилотной схеме, а сразу в продуктивную эксплуатацию. Таким образом, уже через два месяца в системе велось более сотни проектов.
Отдельный вопрос касается первоначальных данных. Тут возможны два варианта: ввод остатков на определенный период с дальнейшим ежедневным вводом поступившей информации либо ввод всей информации за период жизни проекта. Практически все проекты были занесены в систему по второму сценарию, с выверкой всей информации, - это значительно повысило сложность и сроки работ, но позволило получить объективные данные о состоянии проектов.
В этом процессе важную роль играет обучение сотрудников всех проектных компаний принципам проектного управления. Правила составления графиков и бюджетов, ежемесячная отчетность - всё это требовало доведения, обучения и внедрения в ежедневную деятельность компании.
Кроме того, при внедрении системы большое значение придаётся методологии, которая развивается несколько опережающими темпами. Такая параллельная разработка позволяет реализовывать необходимый функционал и проверять методологию сразу на практике, что существенно снижает время внедрения, но увеличивает риски.
Основа всех систем - это единые справочники. Прежде всего справочник проектных мероприятий, который в обязательном порядке должен содержать более тридцати работ по каждому проекту. Дальнейшая их детализация производится на усмотрение дирекций, но строго в единой структуре. Работы по инвестиционному проекту связаны со статьями бюджета, что позволяет повысить планирование до качественно нового уровня. Практически мы реализуем правильную схему работы: план мероприятий → бюджет выполнения → бюджет финансирования. Именно такая последовательность при изначально верной первичной информации гарантирует правильное планирование с достаточной степенью точности.
При выборе финансовой системы мы исходили из того, что нам необходим достижимый результат за короткое время и разумные деньги. Ситуация на сегодняшний день такова, что практически все крупные системы предлагают одинаковые возможности. Но часто оказывается, что хотя и декларируется наличие инструмента, к примеру, по бюджетированию, это совсем не означает, что вы его получите через месяц. То есть от вас потребуется кропотливая и сложная работа по настройке бюджетной модели, по ее отработке и доведению до промышленного использования. Таким образом, главное в системе - не только возможность что-то реализовать и присутствие базового функционала (как правило, его надо перерабатывать под нужды компании), но и скорость, сложность и стоимость адаптации под бизнес-модели.
Есть прекрасный пример на эту тему, который демонстрировался на системе Microsoft Dynamix AX (Axapta) по сборке велосипеда. Чем не промышленное производство? Однако действительность такова, что данный простой пример очень далеко отстоит от реальной системы, и потребуется много человеко-дней для превращения её в истинный промышленный вид.
Таким образом, проанализировав мировые и российские системы, мы склонились к платформе «1С:Предприятие». Ко всему прочему компания «1С» декларирует поддержку методологии ERP, что в принципе нас устраивало. Перечислим основные блоки, которые подверглись автоматизации:
Границы внедрения распространялись не только на «Систему-Галс», но и на все проектные и операционные компании. Одновременно с этим внутренняя команда внедрения совместно с комплексами прорабатывала методологические аспекты, что позволило значительно сократить сроки проекта. Основная стержневая идея состояла в том, что все системы, включая и систему управления проектами, должны основываться на едином плане счетов. Исходя из этой идеи в основу был положен план счетов МСФО, расширенный соответствующими управленческими разрезами.
Таким образом, мы получили интегрированную систему (рис. 2), состоящую из специализированных подсистем, которые полностью удовлетворяют конечных заказчиков.
И как финальный аккорд в компании был создан внутренний информационный портал.
Как мы уже отмечали выше, самой большой проблемой при внедрении является нежелание людей переходить на новую систему, поскольку для этого нужно перестраиваться, а люди в большинстве своем - консерваторы. Но все зависит от руководства. Если топ-менеджмент одобряет идею и участвует в политических вопросах проекта, то переход на новую систему должен пройти гладко. Кроме того, внутри компании надо найти менеджера, обладающего большими правами по регулированию процесса. Такой человек не должен быть простым специалистом - это менеджер не ниже заместителя финансового директора или, например, директора по автоматизации. И при этом у него не должно быть никаких других оперативных функций, кроме внедрения. Отдельно вопрос о внедрении требуется решить с главным бухгалтером, так как от него зависит итоговый переход на новую систему. Главный бухгалтер - это либо основной двигатель внедрения, либо основной его тормоз. Еще одну трудность при внедрении составляет интеграция различных систем. Эта работа влечет за собой синхронизацию огромного количества данных (как правило, справочников) между системами, что сопряжено с ошибками, за которыми приходится следить ежедневно. Как правило, интеграция требуется, если на момент внедрения большой системы уже есть хорошо отлаженная система меньшего масштаба, которую лучше оставить. Например, если при внедрении информационного комплекса уже есть работающий блок производственного учета (биллинговая система у сотового оператора, система управления проектами у девелопера или складской учет у логистической компании), то в этом случае нужно, во-первых, не разрушить его, а во-вторых, очень внимательно найти правильный ключ (код) к синхронизации и экспорту-импорту данных между системами.
В сегодняшнем строительном комплексе наметилась четкая тенденция к использованию информационных систем в своей деятельности. Изначально строительные компании не интересовались информационными системами в силу собственных высоких доходов и неразвитости систем управления. Но с развитием отрасли, усложнением схем финансирования, выходом на международные рынки, изменением организационных структур и ростом бизнеса появилась потребность в таких решениях (в методологии и инструментарии). В результате многие компании вступили на путь автоматизации. Но, как это обычно бывает, не проводился детальный анализ потребности, а продукты рассматривались на предмет содержания формальных блоков. Более того, в области девелопмента и строительства системы управления проектами начали развиваться только в нефтяных компаниях с западным капиталом, что же касается гражданского и инфраструктурного строительства, то здесь развитие методологий проектного управления и внедрения систем началось лишь в 2007-2008 годах. Финансовые системы, включая управленческий и бухгалтерский учет, изначально строились на различных платформах - на типизированных промышленных решениях и собственных разработках. Но в последнее время акцент стал смещаться в сторону ERP-систем как российского, так и западного происхождения. Основных причин тут две: построение вертикально интегрированных холдингов с участием производственных предприятий и структуризация схемы управления компаниями, ставящая перед ИT-системами самый широкий круг задач, решение которых кустарными методами в таблицах Microsoft Excel уже невозможно. Это бюджетирование и управленческий учет, оперативное планирование и казначейство, международная отчетность, бухгалтерский и налоговый учет, объединенные едиными справочниками и построенные на едином плане или связанной группе счетов. Таким образом, мы получаем сложную задачу, которая требует прежде всего методологического решения всех перечисленных вопросов. При этом концепцию построения всей системы должны понимать не только специалисты группы внедрения, но и управленцы производственных и поддерживающих подразделений.
На данном поле конкурируют всего четыре компании: SAP, Oracle, «1С» и Microsoft. Выбор между ними является прерогативой предприятия, и советовать тут что-либо сложно, тем более что вопрос этот часто бывает весьма политизирован. Стоит отметить только, что в последнее время все системы сильно продвинулись в направлении строительной специфики и управления проектами как на российском, так и на международном рынке. Но они предназначены для финансового сектора, в секторе же производственном всё зависит от компании и ее бизнес-процессов. Крупному заказчику, в портфеле которого находится более двух тысяч проектов в активной фазе, подойдет хорошая система управленческого учета и бюджетирования, построенная на любой платформе. В то же время для средней компании, имеющей от ста до тысячи проектов, также необходим индустриальный подход к проектному управлению, но в данном случае рассматривается более подробная детализация событий, бюджетных статей и пр. В небольших фирмах, у которых порядка пятидесяти проектов, применяется стандартный проектный подход и соответствующая методология. Следовательно, мы имеем три уровня информационных систем: промышленные, комбинированные, проектные. Инструмент реализации информационной системы на каждом уровне может быть единым (например, Primavera плюс PMControlling плюс «1C:Предприятие» или собственная разработка плюс Microsoft Dynamix AX), но могут применяться и локальные инструменты вроде Microsoft Project, которые не требуют трудоемкого внедрения.
В ближайшей перспективе в строительной отрасли, по-видимому, будут преобладать внедрения специализированных решений и модулей по проектному учету с целью совершенствования систем управления. Компании нацелены прежде всего на эффективное и профессиональное управление проектами с расчётом на растущий бизнес, а это требует соответствующего методологического и программного инструмента.
Что касается финансовых систем, то здесь будут преобладать тенденции к развитию систем, которые позволяют за приемлемые бюджетные средства и сроки выстроить полнофункциональное решение.
Денис Бадиков,
Директор Департамента развития систем корпоративного управления ОАО «Система-Галс»
[email protected]
Максим Кантарович,
Директор по инновациям ОАО «Система-Галс»
[email protected]
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
1. Информационная система Apache
1.1 Описание Apache
2. Информационные системы для строительной компании
2.1 Информационная система 1С: Торговля и склад
2.1.1 Описание программы
2.1.2 Работа с распределенными информационными базами
2.1.3 Надежность и безопасность
2.1.4 Гибкость и настраиваемость
2.1.5 Интерфейс
2.1.6 Открытость и доступность
2.1.7 Работа с торговым оборудованием
2.2 Информационная система CRM
2.2.1 Автоматизация бизнес-процессов
2.2.2 Управление информацией о клиентах
2.2.3 Управление продажами
2.2.4 Управление продуктовым портфелем
2.2.5 Управление рабочим временем
2.2.6 Автоматизация документооборота
1. Информационная система Apache
В мире существует огромное множество веб-серверов. Они отличаются друг от друга по функциональности и по предназначению. В данной работы будет рассмотрен один из самых популярных, установленный на большинстве серверов хостинг-провайдеров. Сервер Apache удовлетворяет практически всем потребностям современных веб-разработок, но в то же время он достаточно прост, чтобы его устанавливали программисты для отладки своих программ.
В 1994 году сотрудник Национального центра приложений для суперкомпьютеров в Университете Иллинойса США (NCSA) Роб Маккул выложил в общее пользование первый веб-сервер, который так и назывался -- NCSA HTTP daemon. Сервер получил популярность в узких кругах, но в середине 1994 года Маккул покинул университет, и разработки прекратились.
Небольшая группа заинтересованных веб-мастеров начала совместную работу над продуктом. Общаясь в дискуссионном листе по электронной почте, они разрабатывали "заплатки" и нововведения для сервера. Именно они и создали Apache Group, разработавшую первую версию Apache-сервера. Произошло это в апреле 1995 года, когда на основу (NCSA Server 1.3) были наложены все существующие "заплатки". Так появился первый официальный публичный релиз Apache 0.6.2.
Работа над сервером не прекращалась ни на день, и очень скоро он стал одним из самых популярных. После многочисленных испытаний 1 декабря 1995 года появилась версия 1.0, устойчивая и надежная. На протяжении всех этих лет и по сей день Apache остается совершенно бесплатным. Возможно, это тоже определило успех сервера, ведь, по данным NetCraft, Apache в данный момент установлен на 67% всех серверов в мире.
1.1 Описание Apache
В данный момент параллельно развиваются две ветки Apache - версии 2.0 и 1.3. Вторая версия претерпела значительное количество изменений, которые в первую очередь коснулись ядра программы и некоторых важных модулей. Так как модули, написанные сторонними разработчиками для версии 1.3, не будут работать в версии 2.0, "старый" Apache также поддерживается. Однако если впервые установить Apache, то стоит присмотреться к новой версии.
Apache это полнофункциональный, расширяемый веб-сервер, полностью поддерживающий протокол HTTP/1.1 и распространяющийся с открытым исходным кодом. Сервер может работать практически на всех распространенных платформах. Существуют готовые исполняемые файлы сервера для Windows NT, Windows 9x, OS/2, Netware 5.x и нескольких UNIX-систем. При этом он очень прост в установке и конфигурации. Apache настраивается с помощью текстовых конфигурационных файлов. Основные параметры уже настроены "по умолчанию" и будут работать в большинстве случаев. Если возникает нехватка функциональности штатного "Апача", то стоит присмотреться к распространяемым модулям, написанным Apache Group и сторонними разработчиками. Немаловажным преимуществом является то, что создатели активно общаются с пользователями и реагируют на все сообщения об ошибках.
Самая простая функция, которую может выполнять Apache - стоять на сервере и обслуживать обычный HTML-сайт. При получении запроса на определенную страницу сервер отправляет в ее ответ браузеру. При наборе адреса, открывается страница -- все просто.
Функция посложнее, которая заложена в протоколе HTTP/1.1 - аутентификация пользователей. С помощью штатных средств сервера Apache есть возможность разграничить доступ к определенным страницам сайта для разных пользователей. Это нужно, например, для того чтобы сделать администраторский интерфейс к сайту. Для этого используются файлы.htaccess и.htpasswd, а также модули mod_auth и mod_access. Пользователи могут быть разбиты на группы, и для каждой из них можно назначить свои права доступа.
Для разделения дизайна и функциональной части сайта, а также для упрощения изменения статических объектов существует технология SSI*. Она позволяет поместить всю повторяющуюся информацию в один файл (например, top.inc), а затем вставлять в страницы ссылку на нее. Затем, если понадобится изменить несколько строк в этой информации, то придется поменять их только в одном файле. Сервер Apache поддерживает эту технологию и позволяет использовать серверные включения в полном объеме.
Если на одном сервере с установленной операционной системой семейства Unix и сервером Apache заведено несколько пользователей, то каждому из них можно создать отдельную директорию. Точнее, она будет создаваться автоматически вместе с псевдонимом. Это делается с помощью модуля mod_userdir и директивы UserDir. Так, например, можно папке public_html в домашней папке пользователя сопоставить адрес www.site.ru/~user. В общем-то, так и делается на серверах большинства сайтов, предоставляющих бесплатный хостинг. Администратор сервера может разрешить или запретить определенным пользователям создавать домашние страницы, использовать SSI и другие функции сервера. Полноценный же хостинг обычно предусматривает создание отдельного виртуального сервера для каждого пользователя.
Сервер Apache был одним из первых серверов, которые начали поддерживать виртуальные сервера (хосты). Эта возможность позволяет размещать на одном физическом сервере несколько полноценных сайтов. У каждого из них может быть свой домен, администратор, IP-адрес и так далее.
Если необходимо разместить на сервере домены domain.ru и domain.com, то для начала надо сделать так, чтобы в системе DNS им был сопоставлен IP-адрес. После этого в конфигурационном файле Apache создаете две директивы
В данный момент большинство интернет-страниц являются динамическими. Это значит, что их внешний вид и наполнение формируется с помощью программного скрипта, написанного на одном из "языков" их нельзя в полной мере назвать языками, определение достаточно условно. В данный момент наиболее сильно распространены технологии CGI и PHP. Разумеется, в Apache существует поддержка и того, и другого, плюс возможность подключать другие языки.
Модуль mod_cgi позволяет размещать на сервере CGI-скрипты. Это всего-навсего исполняемые файлы, написанные на одном из допустимых языков программирования. Они могут содержаться как в откомпилированном виде например, так делают, если пишут CGI на языке C++, так и в виде исходного текста если на сервере установлен Perl, то программист может помещать и такие файлы. Иногда они имеют расширение.pl.
На основе сервера Apache можно создавать не только простые любительские сайты, но и ресурсы, требующие серьезной криптографической защиты передаваемых данных. Специально для этого был разработан протокол SSL/TLS, а его поддержка была встроена в Apache 2.0. С помощью специального модуля можно осуществлять аутентификацию на основе именных сертификатов, что позволяет практически наверняка гарантировать подлинность пользователя.
Сервер Apache может вести протокол всех действий, совершаемых с ним. Администратор может сам выбрать степень подробности протокола. Протоколы ведутся отдельно для ошибок, для успешных операций и для каждого виртуального хоста. .
2 . Информационные системы для строительной компании
2.1 Информационная система 1С: Торговля и склад
2.1.1 Описание программы
"1С:Торговля и склад" представляет собой компоненту "Оперативный учет" системы "1С:Предприятие" с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли.
Компонента "Оперативный учет" предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Она может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами "1С:Предприятия".
"1С:Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.
Автоматизация любых торговых и складских операций
"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.
Типовая конфигурация позволяет:
· вести раздельный управленческий и финансовый учет;
· вести учет от имени нескольких юридических лиц;
· вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
· вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
· оформлять закупку и продажу товаров;
· производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;
· вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;
· формировать необходимые первичные документы;
· оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок, вести количественный учет в разрезе номеров ГТД;
· выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;
· вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;
· вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;
· вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.
В "1С:Торговля и склад" вы можете:
Задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;
Работать со взаимосвязанными документами;
Выполнять автоматический расчет цен списания товаров;
Быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;
Вести учет товаров в различных единицах измерения, а денежных средств - в различных валютах;
Получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;
Автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.
apache информационный программа автоматизация
2.1.2 Работа с распределенными информационными базами
Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами - организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью:
· ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;
· полная или выборочная синхронизация данных;
· настройка состава синхронизируемых данных;
· произвольный порядок и способ передачи изменений;
Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.
Компонента "Управление распределенными информационными базами" поставляется отдельно
2.1.3 Надежность и безопасность
"1С:Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:
· возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;
· специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
· возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;
· установка запрета на редактирование печатных форм документов;
· "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.
2.1.4 Гибкость и настраиваемость
"1С:Торговля и склад" может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии.
В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:
· редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры
· изменять экранные и печатные формы документов
· создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними
· редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры
· редактировать свойства справочников:
· изменять состав реквизитов, количество уровней, тип кода, диапазон проверки уникальности кода и создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации описывать поведение элементов системы на встроенном языке.
2.1.5 И нтерфейс
"1С:Торговля и склад" следует современным стандартам пользовательского интерфейса:
- "советы дня" подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы
Служебные окна умеют "прикрепляться" к границам главного окна программы
Главное меню системы содержит "образы" команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов
кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.
2.1.6 Открытость и доступность
"1С:Торговля и склад" содержит разнообразные средства для связи с другими программами.
Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.
Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.
Также "1С:Торговля и склад" поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:
· управлять работой других программ, используя встроенный язык "1С:Торговля и склад", - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel
· получать доступ к данным "1С:Торговля и склад" из других программ
вставлять в документы и отчеты "1С:Торговля и склад" объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы
· размещать в документах и отчетах рисунки и графики.
В "1С:Торговля и склад" реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С:Предприятие - Клиент банка).
Это дает возможность: формировать и выгружать коммерческие предложения на Web - витрины, поддерживающие стандарт организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами обмениваться платежными документами (платежными поручениями и выписками) с системами Клиент - банка 1С:Торговля и Склад интегрирована с базой данных Ассоциации ЮНИСКАН/EAN Россия.
2.1.7 Работа с торговым оборудованием
"1С:Торговля и склад" обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.
"Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером.
Дополнительные компоненты и методики работы с торговым оборудованием поставляются отдельно.
Стоимость установки внедрения данного программного обеспечения разнится от количества рабочих мест. Для установки потребуются дополнительные затраты на приобретение системы управления базами данных.
В данной работе рассматривается строительная компания в которой организованно 40 рабочих мест, средняя стоимость одного рабочего места на 2016 год с установкой, внедрением и приобретением ключей к рабочему месту составляет ~ 17,5 тыс. рублей
2.2 Информационная система CRM
Существуют разночтения концепции CRM (Customer Relationship Management): кто-то под этим буквосочетанием видит методологию ведения бизнеса, а кто-то -- программное обеспечение для автоматизации работы с клиентами. И те, и другие правы. Но расставим правильные акценты.
CRM -- это стратегия . Термин Customer Relationship Management можно перевести на русский язык как «управление взаимоотношениями с клиентами».
Этот буквальный перевод вполне соответствует истине, но не рисует очевидной картины.
По сути, CRM -- это специфический подход к ведению бизнеса, при котором во главу угла деятельности компании ставится клиент.
То есть, стратегия CRM предполагает создание в компании таких механизмов взаимодействия с клиентами, при которых их потребности обладают наивысшим приоритетом для предприятия.
Подобная ориентированность на клиента затрагивает не только общую стратегию бизнеса компании, но и корпоративную культуру, структуру, бизнес-процессы, операции.
Основная цель внедрения CRM-стратегии -- создание конвейера по привлечению новых клиентов и развитию существующих клиентов.
Управлять взаимоотношениями означает привлекать новых клиентов, нейтральных покупателей превращать в лояльных клиентов, из постоянных клиентов формировать бизнес-партнеров.
CRM-система -- это воплощение автоматизации CRM-стратегии. Очень важную роль в воплощении CRM-стратегии в жизнь играют информационные технологии.
Программные средства CRM представляют собой специализированные системы, разработанные для автоматизации тех самых бизнес-процессов, процедур и операций, которые реализованы в виде CRM-стратегии компании.
В качестве ключевого инструмента для завоевания и удержания клиентов, CRM-приложения минимизируют человеческий фактор при работе с клиентами и позволяют повысить прозрачность деятельности в сферах продаж, маркетинга и клиентского обслуживания.
В то же время, важно осознавать, что автоматизация процесса взаимоотношений с клиентами является важным, но не единственным и не первостепенным шагом при построении клиенториентированной компании.
Программный продукт -- это удобный инструмент, который станет поддержкой уже существующим регламентам и процессам, и будет развиваться вместе с компанией.
2.2.1 Автоматизация бизнес-процессов
Разложить все рабочие процессы по полочкам, формализовать их -- нетривиальная задача, решаемая бизнес-аналитиками.
Если все сотрудники действуют согласно регламентированным процессам, уменьшается количество ошибок, работа компании ускоряется, а результаты труда становятся более прогнозируемыми.
Если выполнение процессов прозрачно для руководителей, им гораздо легче выявлять слабые места в работе и направлять усилия сотрудников в нужное русло.
Эти задачи могут быть решены с помощью автоматизации процессов, с использованием CRM-системы.
Для формализации, автоматизации выполнения и контроля процессов, Terrasoft CRM предлагает специальные инструменты. Бизнес-аналитик оценит удобный визуальный редактор, который позволяет построить в системе CRM описание алгоритмических процессов любой сложности.
Менеджеры смогут указать исполнителей и участников задач по процессу, зафиксировать затраченное на выполнение той или иной задачи время, а руководители получат возможность анализировать эффективность как самих бизнес-процессов, так и работы сотрудников.
Обеспечивая автоматизацию и оперативный контроль хода выполнения бизнес-процессов компании, CRM-система повышает вероятность их своевременного и качественного исполнения.
Новые сотрудники быстрее входят в курс дела, улучшается коммуникация между отделами. А средства оценки эффективности бизнес-процессов способствуют оптимизации деятельности компании в целом.
2.2.2 Управление информацией о клиентах
«Сердцем» любой CRM-системы является база данных как физических, так и юридических лиц, которые взаимодействуют с Вашей компанией в рамках деятельности предприятия. Это не только клиенты, но и филиалы компании, партнеры, поставщики, конкуренты.
База данных клиентов сама по себе ценный актив, а грамотное управление данными в CRM-системе позволяет использовать информацию в работе с максимальной эффективностью.
Клиентская база консолидирована, организация получает полную информацию о своих клиентах и их предпочтениях и, основываясь на этих сведениях, строит стратегию взаимодействия.
Единая база данных клиентов и полная история взаимоотношения с ними в совокупности с мощными аналитическими инструментами CRM позволяет удерживать и развивать существующих клиентов, выявляя наиболее ценных, а также привлекать новых клиентов.
2.2.3 Управление продажами
Главная функция CRM-системы - помогать менеджерам планировать продажи, организовывать прозрачное управление сделками и оптимизировать каналы продаж.
Система хранит полную историю общения с клиентами, что помогает департаментам продаж анализировать поведение клиентов, формировать подходящие им предложения, завоевывать лояльность.
Планирование продаж в CRM-системе организовано в различных срезах (по регионам, менеджерам, направлениям и т. д.). Менеджер составляет план на основе данных по своим клиентам с учетом вероятности, а руководитель, проанализировав объем подтвержденных платежей, может составить для менеджера стимулирующий план.
Руководители предъявляют особые требования к CRM. С помощью инструментов CRM-системы руководители могут контролировать качественные показатели работы менеджеров (воронка продаж), выполнение планов продаж, соблюдение сроков оплаты и поставки.
Система позволяет оценивать объем и вероятность сделок, управлять бизнес-процессами продаж, следить за состоянием сделки и анализировать действия конкурентов.
Одна из важнейших задач, которую помогает решить CRM-система, -- организация cross-sales, up-sales.
Система позволяет формировать матрицу кросс-продаж и продуктово-сегментную матрицу, группировать клиентов по различным параметрам и выявлять их потенциальные интересы.
Предлагая инструменты прогнозирования и анализа, автоматизируя взаимодействие сотрудников с клиентами и между собой, CRM-система формирует предпосылки для оптимизации существующих каналов сбыта и увеличения прибыли компании.
2.2.4 Управление продуктовым портфелем
Любой коммерческой организации важно предоставлять продукты и услуги высокого качества по конкурентным ценам, постоянно усовершенствовать продуктовые линейки.
CRM-cистема позволяет структурировать номенклатуру и управлять полным каталогом товаров и услуг компании. Возможности CRM обеспечивают ведение учета специальных цен и скидок, анализ данных и взаимосвязей для предложения клиентам оптимального пакета услуг и определения популярных продуктов.
2.2.5 Управление рабочим временем
Эффективное управление и учет рабочего времени оказывают положительное влияние на все бизнес-процессы компании. CRM-система позволяет сотрудникам организации не только протоколировать использование текущего рабочего времени, но и планировать загрузку на будущие периоды.
Средства CRM-системы предлагают удобный доступ к расписанию, в котором сотрудник может планировать собственное рабочее время, отмечать результаты выполнения запланированных дел, просматривать расписание коллег. В свою очередь, в распоряжении руководства оказываются инструменты для контроля загруженности и эффективности работы подчиненных.
Благодаря возможности связывать все задачи с соответствующими контрагентами, контактами, сделками формируется и накапливается история работы с каждым клиентом.
Генерация 80% задач автоматически по бизнес-процессу позволяет освободить сотрудников от рутинных операций, наиболее рационально распределяя рабочее время, и не забыть ни об одном важном деле.
2.2.6 Автоматизация документооборота
CRM-система предусматривает все необходимые инструменты для управления как внешним, так и внутренним документооборотом компании. Эти инструменты предоставляют средства автоматического формирования документов по шаблонам, подготовки печатных форм документов, поддержки версионности документов, быстрого поиска документов в системе, создание электронного хранилища документов и многое другое.
При ведении в СRM документации, можно организовать коллективную работу с документами при гибком разграничении прав доступа, электронное визирование, а также учет взаимосвязей между документами.
2.2.7 Аналитические возможности программы CRM
Невозможно повысить рентабельность предприятия без глубокого анализа информации о клиентах, их ценности и доходности, выявления «узких мест» в бизнес-процессах компании, анализа системы продаж. CRM-система позволяет компании получить статистическую информацию, провести сложный анализ данных, что необходимо для принятия стратегически важных бизнес-решений.
Более 100 стандартных отчетов системы дают возможность анализировать и контролировать все типичные задачи бизнеса. С помощью встроенного построителя отчетов можно создать аналитические формы, отвечающие специфическим задачам каждого предприятия.
Кроме того, на панели итогов CRM-системы можно отслеживать KPI (ключевые показатели деятельности), анализ которых позволит руководству оценивать эффективность работы каждого сотрудника.
Данная программное обеспечение установлено в строительной компании совместно с программной 1С. Для разработки конфигураций, написания программы, установки, интеграции ее в 1С и внедрения на одно рабочее место будет затрачено ~ 10 тыс. рублей.
Размещено на Allbest.r
...Анализ создания информационной системы. Анализ существующих систем управления базами данных ремонтно-строительной фирмы. Требования к составу и параметрам технических средств. Структура программной системы. Описание входной и выходной информации.
курсовая работа , добавлен 29.04.2015
Создание автоматизированной системы учета заказов и их выполнения в строительной фирме по ремонту квартир. Общие требования к информационной системе. Проектирование структуры базы данных. Построение ER-диаграммы. Реализация информационной системы.
курсовая работа , добавлен 24.03.2014
Описание структуры управления компании. Структура программно-аппаратных средств. Анализ технического задания. Расчет обобщенного критерия эффективности информационной системы ведения проектов строительной компании. Выбор языка программирования и СУБД.
дипломная работа , добавлен 29.06.2013
Программные продукты компании Microsoft: Access, Visual FoxPro7.0, dBASE. Возможности интеграции, совместной работы и использования данных. Системы управления базами данных (СУБД), их основные функции и компоненты. Работа с данными в режиме таблицы.
курсовая работа , добавлен 15.12.2010
Этапы проектирования информационных систем. Корпоративные информационные системы, тенденции их развития. Требования к организации базы данных. Основные концепции реляционных баз данных. Выбор системы проектирования. Логическая структура приложения.
дипломная работа , добавлен 20.12.2012
Основные классифицирующие признаки системы управления базами данных. Модель данных, вид программы и характер ее использования. Средства программирования для профессиональных разработчиков. Организация центров обработки данных в компьютерных сетях.
презентация , добавлен 14.10.2013
Особенности управления информацией в экономике. Понятие и функции системы управления базами данных, использование стандартного реляционного языка запросов. Средства организации баз данных и работа с ними. Системы управления базами данных в экономике.
контрольная работа , добавлен 16.11.2010
Появление системы управления базами данных. Этапы проектирования базы данных "Строительная фирма". Инфологическая и даталогическая модель данных. Требования к информационной и программной совместимости для работы с базой данных "Строительная фирма".
курсовая работа , добавлен 31.03.2010
Определение CRM как информационной системы, назначением которой является автоматизация бизнес-процессов компании, обеспечивающих взаимодействие всех ее подразделений с клиентами. Классификация систем: оперативные, аналитические и коллаборационные.
курсовая работа , добавлен 05.06.2014
Логическое проектирование базы данных по автоматизации деятельности строительной компании. Классификация связей. Реляционная модель базы данных. Функциональные зависимости между атрибутами. Выбор ключей. Нормализация отношений. Запросы к базе данных.
ü
ü Информационный обмен в строительстве.
ü Средства автоматизации информационных процессов.
ü Понятие системы, управления, многоуровневый характер информационного обмена.
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее создания и функционирования.
Термин информационнаясистема (ИС) используется как в широком, так и в узком смысле.
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
Также в достаточно широкомсмыслетрактует понятие информационной системы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих её обработку информационных технологий и технических средств».
Одно из наиболее широких определений ИС дал М. Р. Когаловский: «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей».
Стандарт ISO/IEC 2382-1 дает следующее определение: «Информационная система ‒ система обработки информации, работающая совместно с организационными ресурсами, такими как люди, технические средства и финансовые ресурсы, которые обеспечивают и распределяют информацию».
Российский ГОСТ РВ 51987 определяет информационную систему как «автоматизированную систему, результатом функционирования которой является представление выходной информации для последующего использования».
В узком смысле информационной системой называют только подмножествокомпонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в неё логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.
В любом случае основной задачей ИС является удовлетворение конкретных информационных потребностей в рамках конкретной предметной области. Современные ИС де-факто немыслимы без использования баз данных и СУБД, поэтому термин «информационная система» на практике сливается по смыслу с термином «система баз данных».
Миссия информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами , создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.
Потребность постоянно повышать производительность и эффективность труда работников, выпускать больше качественной продукции и т.п. послужили основанием к созданию автоматизированных систем. Автоматизация информационных процессов, способствуя ликвидации многих рутинных операций, повышая комфортность и одновременно эффективность работы, предоставляя пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией, создаёт и новые проблемы, решение которых может быть осуществлено лишь на базе использования общенаучных методов и новых информационных технологий.
Автоматизированная информационная система (Automatedinformationsystem, AIS) - это совокупность программных и аппаратных средств, предназначенных для хранения и (или) управления данными и информацией, а также для производства вычислений.
Основная цель АИС – хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам для наиболее полного удовлетворения информационных запросов большого числа пользователей.
АИС можно представить как комплекс автоматизированных информационных технологий, составляющих информационную систему, предназначенную для информационного обслуживания потребителей. В АИС обычно применяются автоматизированные рабочие места (АРМ) на базе персональных ЭВМ, распределённые базы данных, программные средства, ориентированные на конечного пользователя.
Основное назначение автоматизированных информационных систем не просто собрать и сохранить электронные информационные ресурсы, но и обеспечить к ним доступ пользователей. Одной из важнейших особенностей АИС является организация поиска данных в их информационных массивах (базах данных). Поэтому АИС практически являются автоматизированными информационно-поисковыми системами (АИПС),
Автоматизированная информационно-поисковая система - программный продукт, предназначенный для реализации процессов ввода, обработки, хранения, поиска, представления данных т.п.
Обычно в системах управления выделяют три уровня : стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.
ü Информационный обмен в строительстве
Информационная основа ‒ важная составляющая сферы строительства. Каждый строительный объект имеет свой жизненный цикл, который в общепринятом понимании включает в себя этапы проектирования, подготовки производства и возведения объекта, его последующей эксплуатации, одной или нескольких модернизаций и возможной ликвидации объекта, исчерпавшего свой потенциал. При этом каждый из этапов может быть разделен на отдельные стадии, фазы и другие модули, имеющие количественные и качественные параметры и характеристики. Именно такой подход позволяет достаточно адекватно моделировать создание объекта в виде строительного производственного процесса, имеющего иерархическую и достаточно разветвленную структуру.
Организация информационного пространства объекта, поэтапно формируемая в процессе его жизненного цикла, требует сегодня значительных затрат, подчас сопоставимых со стоимостью материальных ресурсов на строительство самого объекта. Однако, как показывает анализ строительной практики, альтернативы такому подходу нет ‒ информатизация строительного комплекса становится одним из главных элементов научно-технологического развития отрасли.
В настоящее время существует множество программ для строительства, позволяющих выполнить расчеты и визуализировать их результаты. Практически не осталось ограничений по расчету сооружений любой сложности - в статике и динамике, в упругой и неупругой стадиях работы, с учетом последовательности и технологии возведения, включая изменение конструктивной схемы и появление новых нагрузок при реконструкции.
Новые информационные технологии позволяют унифицировать нормативную и информационную базу проектирования, организовать международную техническую и экономическую кооперацию с применением единых методов, алгоритмов и программ.
По-прежнему широкое применение в мире находят автоматизированные системы проектирования. Автоматизация повышает качество работ, снижает материальные затраты, сокращает сроки проектирования, увеличивает производительность труда инженерно-технических работников. Системы автоматизированного проектирования дают возможность на основе новейших достижений фундаментальных наук совершенствовать методологию этого процесса, стимулировать развитие математической теории проектирования сложных систем и объектов. Современное проектирование в области архитектуры, конструирования, дизайна интерьера сейчас уже трудно представить без применения средств компьютерной графики. Огромные потенциальные возможности, заложенные в технологию цифровой обработки изображений, позволяют в короткие сроки получать впечатляющие результаты.
ü Средства автоматизации информационных процессов
Целью автоматизации информационных процессов является повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей. С её помощью ликвидируются рутинные процедуры, сокращается время выполнения заданий, преобразуются, а порой и полностью изменяются технологические процессы, предоставляются пользователям новые виды информационных услуг и продуктов. Автоматизация позволяет преобразовать и видоизменить отдельные технологические процессы, а порой – все основные традиционно используемые технологии. Она предоставляет пользователям новые, ранее неведомые, возможности работы с информацией и одновременно создаёт новые проблемы, решить которые можно лишь используя общенаучные методы и более новые НИТ.
Средствами автоматизации информационных процессов являются программное, техническое, лингвистическое, организационное и правовое обеспечение, используемые или создаваемые при проектировании информационных систем и обеспечивающие их эксплуатацию.
Программное обеспечение представляет инструментальную среду программистов, прикладные программы для соответствующих ЭВМ и установленные на них операционные системы. Это языки программирования, операционные системы, сетевое программное обеспечение, редакторы (текстовые, связей, табличные и др.), библиотеки программ, трансляторы, утилиты и др. Главными среди них являются программные комплексы АИС – системы управления базами данных (СУБД). Их оболочки – это автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) широкого применения.
Техническое обеспечение АИС включает средства ввода, обработки, хранения, поиска и передачи/приёма информации. Ввод, обработка и хранение данных – стандартные составляющие ЭВМ. Поиск информации осуществляется на основе использования специального ПО. Средства передачи информации представляют собой сетевое и телекоммуникационное оборудование ЭВМ, системы и средства связи.
К лингвистическому обеспечению обычно относят:
· типы, форматы, структура информации (данных, записей, документов);
· языковые средства описания (ЯОД, словари данных) и манипулирования данными (ЯМД);
· классификаторы, кодификаторы, словари, тезаурусы и т.п.
В состав организационного обеспечения АИС входят структурные подразделения организации, её использующей, осуществляющие управление технологическими процессами и поддержку работоспособности системы, а также документация для обеспечения эксплуатации и развития системы.
Правовое обеспечение АИС – это совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при создании и функционировании АИС. На этапе разработки АИС оно включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика системы, с регулированием отклонений процесса разработки системы, с обеспечением процесса разработки различными ресурсами. На этапе эксплуатации системы – определяет её статус в процессе управления, правовые положения компетенции отдельных структур АИС и организации их деятельности, порядок создания и использования информации в АИС, правовое обеспечение безопасности функционирования АИС. Правовое обеспечение включает нормативные документы, регламентирующие деятельность АИС.
